LCV Nedir?

LCV, “Lütfen Cevap Veriniz” ifadesinin kısaltmasıdır. Uluslararası kullanımda aynı sistem RSVP (Répondez s'il vous plaît) olarak adlandırılır.

Organizasyon sektöründe LCV; davet edilen kişilerin etkinliğe katılıp katılmayacağının teyit edilmesi ve katılım bilgilerinin organizasyon sahibine raporlanması sürecidir.

Profesyonel LCV hizmetinde bu süreç organizasyon sahibinin kendi personeli tarafından yürütülmek yerine bu konuda görevlendirilmiş bir ekip tarafından yönetilebilir.

HizmetKirala.com.tr modelinde LCV hizmetini adeta organizasyonunuza özel çalışan bir davetli iletişim ve çağrı merkezi hizmeti gibi düşünebilirsiniz.

LCV Hizmetimiz Nasıl Çalışır?

İki farklı yöntemle çalışabiliriz.

1. Biz Davetlilerinizi Arayalım

Organizasyon öncesinde davetli listenizi bize iletirsiniz.

LCV ekibimiz belirlenen görüşme metni doğrultusunda davetlilerinizi kurumunuz veya organizasyonunuz adına tek tek arar.

Görüşmede örneğin;

Katılacak mı? • Katılmayacak mı? • Kaç kişi katılacak? • Yanında misafir olacak mı? • Katılımı henüz belirsiz mi?

gibi organizasyon için gerekli bilgiler alınabilir.

Arama sonuçları davetli listesine işlenerek size raporlanır.

2. Davetliler LCV Hattını Arasın

İkinci yöntemde organizasyon için belirlenen LCV telefon numarası davetiye, mesaj veya diğer davet iletişimlerinde paylaşılabilir.

Davetliler bu numarayı arayarak katılım durumlarını bildirir.

Örneğin:

“Ahmet Yılmaz – Davete katılıyorum – 2 kişi geleceğiz.”

bilgisi alınarak ilgili davetlinin kaydına işlenebilir.

Böylece şirketinizin veya organizasyon ekibinizin yüzlerce telefon görüşmesini kendi içerisinde yönetmesine gerek kalmaz.

Sektörde davetlilerin kendilerinin iletişime geçerek katılım bilgisi bırakması da kullanılan LCV modellerinden biridir.

Kurumunuza Özel LCV Çağrı Merkezi

Özellikle yüzlerce veya binlerce kişinin davet edildiği organizasyonlarda LCV süreci ciddi bir telefon trafiğine dönüşebilir.

HizmetKirala.com.tr'nin LCV çağrı merkezi hizmeti, bu iletişim operasyonunun profesyonel bir ekip tarafından yürütülmesini sağlar.

Davetliler aranırken görüşme dili organizasyonun niteliğine göre belirlenebilir.

Örneğin kurumsal bir davette:

“Merhaba, X firmasının 15 Ekim tarihinde gerçekleştireceği gala organizasyonuyla ilgili arıyoruz. Davetimize katılım durumunuzu teyit etmek istiyoruz.”

şeklinde kuruma uygun bir görüşme senaryosu hazırlanabilir.

Böylece davetli yalnızca telefonla aranmaz; organizasyonu düzenleyen kurum adına profesyonel bir iletişim süreci yürütülür.

LCV Raporunda Hangi Bilgiler Bulunabilir?

Projenin kapsamına göre davetli listesindeki bilgiler farklı kategoriler altında takip edilebilir.

Örneğin:

✓ Katılıyor
✕ Katılmıyor
? Henüz Karar Vermedi
↻ Tekrar Aranacak
☎ Ulaşılamadı
👥 Katılacak Kişi Sayısı

Organizasyonun ihtiyacına göre ek bilgiler de görüşme sırasında alınabilir.

Böylece yüzlerce isimden oluşan ham davetli listesi, organizasyon ekibinin kullanabileceği güncel bir katılım raporuna dönüşür.

LCV Hizmeti Neden Önemlidir?

Bir organizasyonun pek çok operasyon kalemi gerçek katılımcı sayısıyla doğrudan ilişkilidir.

Örneğin;

Catering → Masa & Sandalye → Servis Personeli → Transfer → Hediye/Promosyon → Yaka Kartı → Oturma Düzeni → Etkinlik Alanı Kapasitesi

gibi ihtiyaçların planlanmasında beklenen katılımcı sayısının mümkün olduğunca doğru belirlenmesi önemlidir.

LCV hizmetinin temel avantajı da budur: organizasyon sahibine davet edilen kişi sayısıyla beklenen gerçek katılım arasındaki farkı daha iyi görme imkânı verir. Sektördeki LCV hizmetlerinin temel işlevi de davetlilerin aranması, katılımın teyit edilmesi ve sonuçların raporlanması olarak tanımlanıyor.

LCV Hizmeti Hangi Organizasyonlarda Kullanılır?

Kurumsal Davetler

Şirketlerin çalışan, müşteri, iş ortağı veya özel misafirlerine yönelik davetlerinde kullanılabilir.

Gala & Ödül Geceleri

Masa, catering ve oturma düzeninin katılımcı sayısına göre planlanması gereken organizasyonlarda önemlidir.

Lansman & Açılışlar

Marka davetlerinde beklenen misafir sayısının organizasyon öncesinde netleştirilmesine yardımcı olur.

Bayi ve İş Ortakları Toplantıları

Farklı şehirlerden katılım sağlanacak kurumsal buluşmalarda katılım takibi yapılabilir.

Kongre, Konferans & Toplantılar

Davetli veya katılımcı listesinin organizasyon öncesinde teyit edilmesi gereken profesyonel etkinliklerde kullanılabilir.

Şirket Yemekleri

Masa düzeni ve catering kapasitesinin daha doğru planlanmasına yardımcı olur.

Düğün & Özel Davetler

Davetlilerin katılım ve kişi sayılarının organizasyon öncesinde belirlenmesi için kullanılabilir.

LCV Hizmeti Kiralama

Profesyonel Davetli Arama ve Katılım Teyit Hizmeti

Bir organizasyonun doğru planlanabilmesi için yalnızca kaç kişinin davet edildiğini değil, kaç kişinin gerçekten katılacağını bilmek gerekir.

HizmetKirala.com.tr, kurumsal etkinlikler, şirket yemekleri, gala geceleri, açılışlar, lansmanlar, toplantılar, kongreler, bayi buluşmaları, düğünler ve özel davetler için profesyonel LCV (Lütfen Cevap Veriniz) hizmeti sunar.

Firmanız tarafından bize iletilen davetli listesi üzerinden misafirleriniz tek tek aranarak organizasyona katılım durumları teyit edilebilir. Alternatif olarak organizasyonunuza özel belirlenen telefon numarası davetlilerinizle paylaşılır ve misafirleriniz bu hattı arayarak katılım durumlarını bildirebilir.

Toplanan bilgiler düzenli olarak kayıt altına alınarak organizasyon sahibine katılacak, katılmayacak ve henüz kesin yanıt vermeyen davetlilerin durumu raporlanabilir.

Böylece organizasyonunuzu tahmini davetli sayısına göre değil, daha güncel bir katılım tablosuna göre planlayabilirsiniz.

Davetlilere Hangi Sorular Sorulabilir?

LCV görüşmesinde herkese gereksiz uzun sorular sormak yerine organizasyon için gerçekten gerekli bilgileri toplamak daha doğru olur.

Standart bir görüşmede:

“Organizasyonumuza katılabilecek misiniz?”

Katılıyorsa:

“Kaç kişi katılım sağlayacaksınız?”

gibi temel sorular yeterli olabilir.

Ancak organizasyonun yapısına göre refakatçi bilgisi, ulaşım/transfer tercihi, yemek tercihi veya organizasyon sahibinin ihtiyaç duyduğu başka bilgiler görüşme senaryosuna eklenebilir.

Burada hangi bilgilerin toplanacağını müşteriyle birlikte önceden belirleyelim.

Ulaşılamayan Davetliler Ne Olacak?

LCV operasyonunun önemli noktalarından biri de ilk aramada ulaşılamayan davetlilerin ayrıştırılmasıdır.

Arama sonucunda davetliler örneğin:

Katılıyor / Katılmıyor / Kararsız / Ulaşılamadı / Tekrar Aranacak

şeklinde sınıflandırılabilir.

Proje kapsamında tekrar arama planlandıysa ulaşılamayan veya kesin cevap vermeyen davetliler için ikinci iletişim süreci oluşturulabilir.

Bu sayede “telefonu açmadı” bilgisiyle “organizasyona katılmayacak” bilgisi birbirine karıştırılmaz.

LCV Süreci Nasıl İlerliyor?

1 — Davetli Listenizi Alıyoruz
Ad, soyad ve gerekli iletişim bilgilerinden oluşan davetli listesi tarafımıza iletilir.

2 — Görüşme Senaryosunu Hazırlıyoruz
Kurum adı, etkinlik bilgileri ve davetlilere sorulacak sorular birlikte belirlenir.

3 — LCV Operasyonu Başlıyor
Tercih edilen modele göre davetlileri biz arıyoruz veya davetliler belirlenen LCV hattını arıyor.

4 — Yanıtları Kayıt Altına Alıyoruz
Katılım durumu ve proje kapsamında istenen diğer bilgiler listeye işlenir.

5 — Ulaşılamayanları Ayırıyoruz
Ulaşılamayan veya kesin cevap vermeyen davetliler ayrıca sınıflandırılır.

6 — Katılım Raporunu Teslim Ediyoruz
Toplanan bilgiler organizasyon sahibine düzenli bir rapor halinde sunulur.

LCV Hizmeti ile Organizasyon Planlaması

Örneğin 1.000 kişinin davet edildiği bir gala düşünelim.

Organizasyonu doğrudan 1.000 kişi üzerinden planlamak yerine LCV süreci sonunda katılım durumu daha net görülebilir.

Böylece catering, masa düzeni, servis personeli, oturma planı ve diğer operasyon kalemleri elde edilen güncel katılım bilgisi dikkate alınarak planlanabilir.

Burada “LCV kesin katılımcı sayısını garanti eder” demeyelim; çünkü davetliler sonradan karar değiştirebilir. Sektör kaynakları da katılım durumlarının organizasyon gününe kadar değişebileceğine dikkat çekiyor

Sık Sorulan Sorular

LCV hizmeti nedir?

LCV hizmeti, davetlilerin organizasyona katılım durumlarının teyit edilmesi ve sonuçların organizasyon sahibine raporlanması sürecidir.

Davetlilerimizi siz mi arıyorsunuz?

Evet. Tercih edilen hizmet modeline göre tarafınızdan iletilen davetli listesindeki kişiler kurumunuz veya organizasyonunuz adına aranabilir.

Davetliler bizi aramak yerine sizi arayabilir mi?

Evet. Uygun hizmet modelinde davetlilerle paylaşılan LCV telefon numarasını arayarak katılım durumlarını bildirebilir.

Kaç kişi gelecek bilgisi alınabilir mi?

Evet. Görüşme senaryosuna katılım durumuyla birlikte gelecek kişi sayısı da eklenebilir.

Telefonunu açmayan davetliye ne oluyor?

Ulaşılamayan kişiler ayrı olarak işaretlenebilir. Proje kapsamında tekrar arama bulunuyorsa yeniden iletişim kurulabilir.

Davetlilerden farklı bilgiler alınabilir mi?

Evet. Organizasyonun ihtiyacına göre görüşme senaryosuna farklı sorular eklenebilir. Toplanacak kişisel verilerin hukuka uygun biçimde belirlenmesi gerekir.

Sonuçları rapor olarak alabilir miyiz?

Evet. Hizmet kapsamına göre katılım durumları düzenlenerek organizasyon sahibine raporlanabilir.

Kurumsal organizasyonlarda LCV yapılabilir mi?

Evet. Gala, lansman, bayi toplantısı, şirket yemeği, konferans ve farklı kurumsal davetlerde LCV hizmeti kullanılabilir.

Davetli Bilgilerinin Gizliliği

Bu bölümü özellikle koymamızı öneriyorum.

LCV operasyonunda isim ve telefon numarası gibi kişisel veriler işlendiğinden, davetli bilgilerinin yalnızca hizmetin gerektirdiği kapsamda kullanılması ve veri güvenliği süreçlerinin buna göre yürütülmesi önemlidir.

Burada daha sonra sizin gerçek operasyon modelinize göre KVKK bilgilendirmesi ve veri işleme sürecini ayrıca netleştiririz. Gerçekte uygulamadığımız bir veri güvenliği prosedürünü şimdiden vaat etmeyelim.

LCV Hizmeti Kiralama Fiyatları

LCV hizmeti fiyatları; davetli sayısı, yapılacak arama sayısı, hizmet süresi, tekrar arama ihtiyacı, alınacak bilgi kapsamı ve raporlama modeline göre değişebilir.

100 kişilik bir davetli listesinin aranmasıyla binlerce kişinin bulunduğu kurumsal bir organizasyonun çağrı operasyonu aynı kapsamda değildir.

Bu nedenle organizasyon bilgileri ve davetli sayısı alınarak projeye özel fiyatlandırma yapılır.

İstanbul ve Türkiye Geneli LCV Hizmeti

HizmetKirala.com.tr, kurumsal davetler, gala geceleri, lansmanlar, toplantılar, kongreler, şirket yemekleri ve özel organizasyonlar için LCV, davetli arama ve katılım teyit hizmetleri sunar.

İstanbul'da veya Türkiye genelinde LCV hizmeti, RSVP hizmeti, davetli arama hizmeti, organizasyon çağrı merkezi ya da katılım teyit hizmeti araştıran kurum ve organizatörler için HizmetKirala.com.tr; davetli iletişim sürecini organizasyon operasyonuyla birlikte planlayabilen hizmet seçenekleri sunar.